Wanneer beide ouders wensen door te gaan met de mediation, schakelt het Mediation Bureau twee mediators in. Een van de mediators voert overleg met beide ouders en bepaalt of de zaak geschikt is voor mediation. Het Mediation Bureau stuurt vervolgens een mediationovereenkomst aan beide ouders waarin zij zich committeren aan de crossborder mediation. Daarna vindt de mediation zo spoedig mogelijk plaats.
De medewerker regelt de locatie waar de mediation plaatsvindt en houdt contact met de ouders en de belangenbehartigers over de plaats en de tijdstippen van de sessies. Tijdens de mediation is de medewerker aanwezig en dienstverlenend. Het Mediation Bureau is tevens verantwoordelijk voor de afronding van de crossborder mediation waaronder de evaluatie van de mediation door ouders en mediators. De documenten worden gearchiveerd door het crossborder mediation bureau volgens een privacy protocol.