Avant la médiation transfrontalière, les deux parents ont un entretien téléphonique avec un collaborateur du Bureau de médiation. Pendant cet entretien, le collaborateur explique le processus de médiation et identifie les questions que le parent concerné veut aborder. Les parents peuvent poser des questions sans s’engager directement à une médiation.

Lorsque les deux parents souhaitent continuer la médiation, le Bureau de médiation fait appel à deux médiateurs. Un des médiateurs se concerte avec les deux parents et détermine si l’affaire peut faire l’objet d’une médiation. Le Bureau de médiation envoie ensuite un accord aux deux parents dans lequel ils s’engagent à la médiation transfrontalière. La médiation aura ainsi lieu le plus vite possible.

Le collaborateur s’occupe du lieu où la médiation a lieu et maintient le contact avec les parents, les personnes chargées de défendre les intérêts et la famille ou les personnes de confiance dans les deux pays concernant le lieu et la date des séances. Pendant la médiation, le collaborateur est prestataire de services pour tout le processus de médiation. Le Bureau de médiation est également responsable du règlement de la médiation transfrontalière, dont l’évaluation de la médiation par les parents, les avocats et les médiateurs. Les documents sont archivés par le Bureau de médiation selon un protocole de respect de la vie privée.

N.B. Le Bureau de médiation peut prévoir des dispositions pour les parents qui viennent aux Pays-Bas, comme l’accueil et le logement.