Antes de iniciar la mediación internacional, se habla con ambos padres. Durante esta conversación, se les explica el proceso de mediación y se anotan las cuestiones que los progenitores quieren que se tengan en cuenta. Los padres pueden hacer preguntas sin que esto signifique que ya están obligados a participar en la mediación.

Cuando ambos padres desean iniciar el procedimiento, la Oficina de Mediación les asigna dos intermediarios. Uno de los intermediarios consulta a ambos padres y decide si el asunto se puede solucionar por este medio. La Oficina de Mediación envía, posteriormente, un contrato a ambos padres en los que estos se comprometen a seguir el procedimiento de mediación internacional. A continuación, se iniciará la mediación lo antes posible.

El auxiliar de la Oficina de Mediación buscará un lugar donde se celebrará la mediación y mantendrá los contactos con los padres y representantes con el fin de tenerlos informados sobre el lugar y el momento en el que se celebrarán las sesiones de mediación. Durante la mediación, el auxiliar está al servicio de todo el proceso. La Oficina de Mediación es responsable, además, de concluir la mediación internacional. Los documentos se archivan en la Oficina de mediación siguiendo un protocolo de privacidad.